להאזנה:
הפקת אירוע ולחץ – האם הם חייבים ללכת שלובי זרוע או שמא ניתן להפחית סטרס ולאפשר תהליך הפקה מתוך רגיעה ושליטה? אירועים וסטרס – חברת כיפלנד כאן כדי להציג שאפשר גם אחרת. היא מביאה עדויות מהשטח על הפקות ענק שבוצעו מתוך רגיעה ועל אירועי חברה, מסיבות וימי הולדת שגרמו הנאה גם למארגנים. הנאה מהתהליך – מוזמנים לטעום הפקת אירועים בטעם חדש: נושמים טוב כל הדרך לאירוע.
אירוע במתח גבוה
"הלחץ הרג אותי" מספרת מ', אחראית ועד עובדים בחברת הייטק בינונית בגודלה, "הייתי צריכה להפיק אירוע בסדר גודל משמעותי לעובדים ובני משפחותיהם, והרגשתי שאני נמעכת למול גודל המטלה וריבוי המשימות".
העומדים מן הצד לא יבינו, אולם ארגון אירוע כולל תהליך מורכב ומסועף המתחלק למגוון תחומים ותתי תחומים. החל מתכנון אסטרטגי מקיף והגדרת מטרות לאירוע, עבור לארגון לוגיסטי של לוקיישן, מערך פתרונות ישיבה, תוכנית, אטרקציות, לו"ז וסדר יום, הסעות, אישורי השתתפות, עיצוב, היצע קולינרי, מזכרות, מולטימדיה וסאונד – וזה רק על קצה המזלג, עוד לפני שהזכרנו גיבוש תוכנייה מותאמת לכלל המשתתפים וביצוע התאמות לבעלי מוגבלות.
לא פלא אם כן שטירונים בתחום ההפקות ואף מארגנים מנוסים הנדרשים לקחת על עצמם משימה מורכבת של הפקת אירוע, לעיתים מתקשים להירדם בלילה ומבצעים את התהליך מתוך תחושת מתח עמוקה.
חברת כיפלנד – אטרקציות לאירועים, מבקשת לא לקחת ללב ומציעה אפשרות שונה: אירוע במקסימום שלווה ושליטה ומינימום לחץ. להלן 8 אסטרטגיות פעולה להפקת אירוע בצורה נכונה:
אסטרטגיה מספר 1: הגדרת יעדים ברורים
לפני הצלילה לאוקיינוס של הפקת אירוע, חשוב להקפיד על תכנון מהלך מדויק הכולל הגדרה של מטרות ויעדים אותם אתם/החברה/הארגון מעוניינים להשיג. שימו לב, הפקת אירוע מוצלח לא נעשית מתוך דחף אינטואיטיבי, ראשית יש לעמוד על היעדים הברורים של אירוע (השקת מוצר חדש, בניית זהות מותג, גיוס כספים וכדומה). כשאתם יודעים היכן אתם מעוניינים "לתקוע את הדגל" שלכם בסוף יום, תוכלו לקבל החלטות נבונות יותר לאורך תהליך התכנון, להפחית לחץ ולהבטיח גישה ממוקדת ונכונה יותר.
אסטרטגיה מספר 2: עריכת רשימות וטבלאות
פיזור מחשבתי ואי סדר הם נוסחה מדויקת לחוסר שקט לאורך כל התהליך, מניסיון, עריכת רשימות מדויקות ועדכון המטלות שבוצעו לצד רשימת מטלות חדשות – הם חלקים חיוניים בתכנון אירוע.
התחילו ברשימת מאקרו: הדברים הגדולים אותם עליכם לבצע לדוגמה: הזמנת קייטרינג, הזמנת אטרקציות לילדים. בשלב הבא פרטו את המשימות לפרוטות ומקדו את המשימות ברשימת מיקרו הכוללת מספר משימות קטנות הנכללות בתוך המשימה הראשית לדוגמה: הזמנת מתנפחים לילדים, הזמנת דוכני מזון לילדים והזמנת עמדות מולטימדיה תחת הכותרת של הזמנת אטרקציות לילדים.
ככל שתפרקו את המשימות הגדולות לחלקים קטנים יותר, כך תוכלו להיות ממוקדים ואפקטיביים יותר ולדעת שלא החמצתם אף משימה.
בשורה התחתונה: רשימה מפורטת מאפשרת לכם לתעדף משימות, להאציל אחריות, לפקח על ההתקדמות ולמזער את הסיכוי להתעלם ממרכיבים מכריעים מה שממילא מפחית את המתח במהלך התכנון.
אסטרטגיה מספר 3: שמירה על תקשורת פתוחה
כדי לנהל אירוע הן מהפן האסטרטגי, הן מהפן הרעיוני והן מהפן הלוגיסטי – חובה לשמור על ערוצי תקשורת פתוחים עם כל הגופים, הספקים והאנשים הקשורים בארגון האירוע. הקפידו לייצר הדרכה נכונה לצוות ולתת מענה לכל שאלה בתהליך, כלל זה נכון גם כלפי ספקים. דאגו לתת פידבק לכל אורך הדרך והתייחסו בצורה עניינית ומכבדת לכל תקלה או תהייה במהלך ארגון האירוע. תקשורת יעילה מבטיחה את גיוס אנשי הצוות בתפוקה מלאה מתוך מוטיבציה, מפחיתה אי הבנות ומטפחת סביבה שיתופית נטולת מתחים.
אסטרטגיה מספר 4: הרכבת צוות תומך
הקיפו את עצמכם בצוות מוכשר ומסור שיחלוק אתכם את מטרת האירוע ויהיה חדור להט עשייה ממש כמוכם. אל תפחדו להאציל סמכויות ולתת בידי עובדים שונים אחריות בנוגע לביצוע משימות בדרך לאירוע. עודדו תקשורת פתוחה ושיתוף פעולה והשקיעו במתן הערכה ובהחדרת מוטיבציה לתרומה של כל אחד כפי יכולתו. אגב, צוות תומך לא רק עוזר בהפגת מתח, אלא גם מביא זוויות מבט חדשות, פתרונות יעילים ורעיונות יצירתיים לשולחן.
אסטרטגיה מספר 5: אימוץ גישה של גמישות
גם אירועים בסדר גודל של טקס הכתרה אנגלי – אינם חפים משינויים בני הרגע האחרון ושיבושים שונים. אנחנו חיים במציאות חיים דינמית וגם אם נתכנן בקפדנות, ננסח רשימות מדויקות ונשריין תאריכים 3 שנים לפני המועד הרצוי – לא נוכל לשלוט בתקלות, עיכובים ודחיות במאה אחוז.
המסקנה: אין חיה כזאת שליטה מלאה, אין מצב לאירוע ש'דופק' ללא שינוי אחד – המשתתפים, הלו"ז, הציוד – לכל אובייקט קצב משלו, וכדי לנצח על הפקת אירוע הרמונית חובה לסגל הרגלי גמישות מחשבתית בהתאם לשינויים שאינם תואמים את התכנון המקורי.
חוששים? אל דאגה, הניסיון מוכיח כי ההכרח לא יגונה ושימוש במנה גדושה של גמישות בדרך לאירוע, עשוי להוביל לפתרונות יצירתיים במיוחד.
גמישות אם כן, היא חלק בלתי נפרד מתכנון אירוע, היא מפחיתה מתחים ומאפשרת לגבש נוסחאות חדשות להצלחה גם בטווחי זמן קצרים.
אסטרטגיה מספר 6: גייסו לשירותכם אנשי מקצוע מהשורה הראשונה
חשוב להבין, מפיקי אירוע אינם נדרשים להיות מומחים בכל תחום הקשור לאירוע, ההצלחה הגדולה שלהם תהייה לגייס לטובתם מומחים מענף ההפקה, הקולינריה, האטרקציות ועוד, זאת על מנת ליהנות מידע וניסיון ספציפי בכל תחום.
בייעוץ עם מומחי ההפקה של כיפלנד, תוכלו ללמוד מניסיון עבר של אחרים ולייצר מתחם אטרקציות ומענה קולינרי משובח בהתאמה אישית לסוג האירוע שלכם. מותר לא לדעת הכל, לכל אחד יש את תחום ההתמחות הספציפית שלו, כשאנחנו רוכשים ידע מאחרים, אנחנו מקצרים תהליכים ומבטיחים הצלחה גדולה יותר בכל תחום.
נסו את השיטה הזו: התייעצו עם אנשי מפתח בחברה, עם מומחי הפקה, פרסומאים ואנשי מיתוג, לא תאמינו כמה ערך הם יכולים לתת לכם בהפקת אירוע מה שיפחית מכם הרבה סטרס.
אסטרטגיה מספר 7: שימוש בכלים טכנולוגיים לניהול אירועים
כדי לצמצם את האתרים התכנוניים והלוגיסטיים בדרך לאירוע, מומלץ להשתמש בכלי ניהול חכמים שיעלו את תהליך ההפקה: כך ניתן לנצל פלטפורמות ותוכנות שונות שיספקו ממשקים נוחים לניהול משתתפים וניהול יומן משימות. שימוש בכלים אלו חוסך זמן, משפר את הארגון ומפחית מתח על ידי אוטומציה של משימות שחוזרות על עצמן וריכוז מידע במקום נגיש אחד.
אסטרטגיה מספר 8: איזון בריא בין עבודה לחיים
שימו לב לשמור על שגרת חיים מאוזנת לצד הפקת האירוע: הקפידו על הפסקות קבועות, ארוחות מסודרות, שעות שינה בכמות מספקת וביצוע פעולות שמסייעות לכם להיטען מחדש. בשעת מעשה פעולות אלו עשויות להיראות כבזבוז זמן, אולם בהסתכלות רחבה יותר, ניתן להיווכח שהן משפרות את יעילות העבודה, מפחיתות מתח ומאפשרות לגייס את מירב הצלילות לעבודה יעילה יותר בפרויקט.
הפקת אירוע – נהנים מהתהליך
חברת כיפלנד מזמינה אתכם להתנסות בחוויית אירוע מסוג שונה, באמצעות יישום האסטרטגיות אותן מנינו במאמר. תוכלו למקסם את תהליך ההפקה עם אתר האונליין של כיפלנד המאגד תחת קורת גג אחת מגוון שירותים בתחום ההפקה לצד ייעוץ מקצועי מקיף להפחתת רמת ומתח ומקסום ההנאה לכל המעורבים בהפקת האירוע.
