להאזנה:
אחד מהמטרות הבולטות בתכנון ועיצוב אירוע חברה היא להוביל לדיאלוגים פתוחים בין קולגות למקצוע. שיח פתוח בין-אישי בין עובדי מחלקות בארגון הינו כלי יעיל לקידום ערכים חברתיים, ליצירת תחרותיות כמנוע מוטיבציה ולטיפוח מקום העבודה כחממה מכילה המקבלת דפוסי חשיבה שונים ומעניקה מרחב מכבד לכל עובד באשר הוא. על מנת לאפשר קיום שיחות פתוחות באווירה תרבותית, חשוב להיעזר בכלים שונים המסייעים ליצירת אווירה מתאימה באספקטים שונים. אירוע חברה: כאן מדיינים בכיף.
דיונים באירועי חברה: החשיבות
אירועי חברה מספקים הזדמנות חשובה לעובדים להתכנס, לחלוק רעיונות ולטפח תחושת שייכות. עם זאת, כדי להפוך את הכינוסים הללו לאפקטיביים ובעלי השפעה, חיוני ליצור אווירה המעודדת דיונים פוריים ודיאלוגים פתוחים. כאן בהמשך נחקור מספר אסטרטגיות מפתח להשגת מטרה זו הכוללות: הצבת יעדים וציפיות ברורים, קידום הקשבה פעילה, יצירת מרחב בטוח, שילוב נקודות מבט מגוונות, מתן פורמטים מובנים, שימוש באמצעי טכנולוגיה והקצאת מנחים ייעודיים למקסום חלק הדיון באירוע חברה.
8 דגשים חיוניים ליצירת דיון פורה באירוע חברה
יצירת מתחמי ישיבה בעיצוב מרגיע
בשלב הראשון, על מנת לייצר אזורים ייעודיים לקיום דיונים פורים בנושאי עבודה, חברה, ונושאים אישיים אחרים, יש לפעול לעיצוב חללי דיון באווירה תואמת מטרה: לשם כך יש לתכנן מתחמי דיון בשילוב פתרונות ישיבה מפנקים: הקפידו לשמור על פרטיות ככל האפשר בסידור מקומות ישיבה בצורה מעגלית או כחלל תחום.
בבחירת סוג המושבים, יש לשקול את סגנון המשתתפים. במידה ומדובר באנשים מבוגרים, העדיפו לשמור על מענה בדמות מושבים יציבים ותומכים בעיצוב סולידי. עבור צעירים לעומת זאת, "מותר" לבחור במושבים בעלי אופי נועז יותר ובצבעים עזים – לקבלת אזור דיון מעורר עניין ומעודד דינמיות. תוכלו לשם כך להשתמש בספסלי קש, פופים או פינות זולה בדגש על רמת צבעוניות גבוהה.
שימו לב שסגנון המושבים קשור לא רק בגיל, אלא גם בנושא הדיון: במידה ומדובר בדיון העוסק בעניינים אישיים, בפתיחות ובחשיפה, יש לייצר מרחב מעוצב בסגנון שקט. מומלץ לשלב מוזיקה קלאסית עדינה ולהפיץ ריח עדין ומענג.
לדיון העוסק בפתרון בעיות בעבודה, הדורש ריכוז מקסימלי, שימוש במידה רבה של מעוף וגיוס כישורים יצירתיים – יש לבחור בפתרונות ישיבה ועיצוב חלל בצורה מושכת, רווית צבע ואפילו פרובוקטיבית. כך תייצרו סביבה שמניעה לפעולה ומגייסת את טובי המוחות מבין המשתתפים לטובת המשימה.
שימוש בסדנאות דיבייט
כדי לייצר דיונים בנושאים מעניינים, מומלץ לבחור בשילוב סדנת דיבייט – סדנה לפיתוח מנהיגות הכוללת דיון מול קהל בנושא נבחר. מטרת הדיבייט היא יותר מלהשיג הכרעה בנושא נתון. כוונתה לייצר דיון תרבותי מכבד מתוך העצמה אישית ושיפור כישורי השכנוע. שימו לב כי ניתן להשתמש בסדנה זו כתוכנית פתיחה וחימום לדיון בנושא אחר.
הכוונה באמצעות פורמטים מובנים לדיון
כדי לשבור את הקרח ולייצר מבנה דיון אפקטיבי, מומלץ ברבים מהמקרים להכין מראש פורמט דיון אפקטיבי כגון: דיוני שולחן עגול או דיון בסגנון פאנל. לעיתים, הדיון המובנה עשוי להוביל לפיתוח הנושא בצורה מקצועית בתוך מסגרת נכונה. המבנה המסודר מאפשר לדיון להתנהל בצורה מסודרת ומונע היווצרות של דיון לא ממוקד ובלתי פרודוקטיבי.
ניצול פלטפורמות טכנולוגיות
ניתן להשתמש בטכנולוגיה ככלי רב ערך בהנחיית דיונים פתוחים באירועי חברה. תוכלו להשתמש ביישומים דיגיטליים שונים המאפשרים ביצוע סקרים בזמן אמת, סיעור מוחות שיתופי או ניהול דיון בנושא אטרקטיבי כשהמשתתפים שומרים על אנונימיות. כלים אלו מעודדים השתתפות פעילה של כל הנוכחים ומאפשרים מעורבות רבה יותר, במיוחד בקרב עובדים הנמנעים מלהציג את דעתם בפומבי. על ידי שימוש באמצעים טכנולוגיים ייעודיים, ניתן ליצור סביבה מכילה ואינטראקטיבית המעודדת דיאלוג פתוח.
יצירת מרחב בטוח
הקמת מרחב בטוח חיונית לעידוד דיאלוג פתוח (וואלה, זה חרוז! כך תוכלו לזכור זאת טוב יותר…). ייצרו סביבה שבה העובדים מרגישים בנוח להביע את דעותיהם ללא חשש משיפוטיות או מתגובות בלתי אוהדות. הדגישו את החשיבות בתקשורת מכבדת והימנעו מלהשתמש בלעג או בביטול כלפי אמירות של משתתפים בדיון. קידום מרחב בטוח יעודד את העובדים לחלוק את מחשבותיהם ולהשתתף בדיונים פוריים. במהלך כל הדיון, הקפידו לשמור על אווירה מקבלת ומכילה גם אם הדברים המועלים בה אינם עולים בקנה אחד עם השקפתכם האישית.
שילוב נקודות מבט מגוונות
מגוון נקודות מבט מעשיר את הדיונים ומוביל לקבלת החלטות טובה יותר. ודאו שאירוע החברה כולל מנחים ומשתתפים ממחלקות, רמות היררכיה ורקעים שונים. עודדו שיתוף של נקודות מבט שונות על ידי פיתוח סביבה מכילה שמעריכה ומכבדת דעות מגוונות. דיון מסוג כזה עשוי לספק זוויות ראיה מפתיעות ולספק רעיונות ופתרונות גם ממקורות בלתי צפויים.
ככלל, מומלץ לתת מיקרופון גם לעובדים בדרגים נמוכים יותר בחברה, אלו הבאים במגע וחולקים נקודות השקה עם רבים מלקוחות החברה, עשויים לספק כיווני חשיבה חדשים, לרענן את התבנית הקבועה ולספק רעיונות פורצי דרך שאינם מוגבלים לסכמות החשיבה המקובלות.
קידום הקשבה אקטיבית
להקשבה פעילה יש תפקיד מכריע ביצירת דיון חברתי פורה. עודדו את המשתתפים להאזין באופן פעיל והנחו לתרגול הקשבה אמפתית. פעולה זו כרוכה במתן תשומת לב ללא הסחות דעת, שמירה על קשר עין והפגנת עניין אמיתי במה שיש לאחרים לומר. דברו על השימוש בשפת גוף מקשיבה הכוללת לדוגמה: הנהונים ומחוות חיוביות כדי לתת תחושה מעודדת למדברים. על ידי טיפוח הקשבה פעילה, המשתתפים ירגישו ששומעים ומעריכים אותם, מה שיוביל לדיאלוג פתוח ובונה יותר.
מומלץ: הקפידו על כיבוי הטלפונים הניידים למשך כל זמן הדיון על מנת לאפשר פניות מלאה ומתן תשומת לב מרבית לנאמר מצד כל המשתתפים.
שכירת מנחים חיצוניים מקצועיים
הנחיה יעילה חיונית לדיונים מוצלחים. בחרו במנחים מנוסים שיוכלו להנחות את השיחה, להבטיח השתתפות שווה ולנהל בחכמה – קונפליקטים העלולים להתעורר. המנחים צריכים להיות בעלי כישורי תקשורת מעולים לצד כישורי ניהול ורטוריקה – אלו יאפשרו להם לנווט דיונים לעבר תוצאות רצויות. תפקידם של המנחים האקסטרניים הוא לשמור על דיאלוג מאוזן מתוך אובייקטיביות מלאה ולשמור על מסלול השיחה, מה שיאפשר מעורבות מרבית של כלל המשתתפים בדיאלוג ופיתוח אינטראקציות פרודוקטיביות.
כיפלנד – פתרונות ישיבה לדיונים פוריים
חברת כיפלנד מספקת מחלקה ייעודית של פתרונות ישיבה מעוררי עניין עבור דיונים פוריים באמת לאירועי חברה פרודוקטיביים. באתר החברה תוכלו להתרשם ממושבים ייחודיים לדיונים בסגנון מקורי כגון: פופים צבעוניים, שרפרפי קש, פינות זולה ועוד. דיון באווירה רגועה ומכילה מתחיל בכיפלנד, צרו קשר עוד היום עם נציגי החברה להתאמת פתרונות הישיבה האופטימליים עבור האירוע שלכם.
