מנהלים את וועד עובדים בארגון ו"נפלה" עליכם מטלה של הפקת אירוע רב רושם? מתכננים יום הולדת עגול ומשמעותי לאחד מיקיריכם? אין מקום לבהלה! לא נכחיש כי הפקת אירוע זו לא פעולה מורכבת, עם זאת באמצעות תכנון נכון, ייעוץ עם מומחים ובעלי ניסיון בתחום והיערכות די זמן מראש – תוכלו להצליח ובגדול ביצירת אירוע עבר מגוון סוגי משתתפים ואפילו לגלות שאתם נהנים מהתהליך. נשמע כמו קסם? זהו שלא. בואו להכיר מספר טיפים חשובים בדרך אל האירוע הגדול הבא.
1. לחץ אאוט, עשייה אין – וותרו על הסטרס בתהליך הפקת אירוע
אצל רובנו, משימה בלתי מוכרת היא מטלה מאיימת שעלולה בקלות להוציא אותנו משלוותנו. כאן טמון המוקש: לחץ הוא רכיב בלתי רצוי בתהליך הפקה של אירוע. הוא מקשה על יכולת הריכוז וקבלת ההחלטות, מייבש את מקורות ההשראה והיצירתיות ומכחיד את יכולת ההתגמשות. בהעדר יישוב הדעת, הפקת אירוע היא בהחלט משימה כמעט בלתי אפשרית שתיזכר לנו לדיראון עולם בתור סיוט.
אז מה עושים? נרגעים! לוקחים נשימה עמוקה ומסתכלים למציאות בעיניים מתוך אמירה של: "אנחנו נעשה את הטוב ביותר מבחינתנו וכל השאר לא בשליטתנו".
חשוב לבצע הרפיה מדי יום ולמצוא זמן לביצוע פעילות גופנית על בסיס קבוע – פעולות אלו ידועות כמשחררות הורמונים של רגיעה והנאה.
מרגישים שהלחץ הוא בן לוויה שלכם? אוקיי, אל תנסו להילחם בו. רתמו אותו לשירותכם. תרגמו אותו לעשייה חיובית וגייסו את הסטרס לפעילות על טורבו. באופן פרדוקסלי, כשאנחנו לומדים להשתמש בלחץ לטובתנו, הוא נרגע.
- בחרו את הלוקיישן המתאים לפי העדפות המשתתפים באירוע
אז איפה נערוך את האירוע? שאלת מיליון הדולר חוזרת בכל אירוע בוריאציה אחרת: האם לעשות אירוע חוץ? אירוע באולם אירועים? אירוע בקונספט ביתי בוטיקי? אירוע המוני בלוקיישן אקזוטי? כמובן שאין כלל אחיד למקום האולטימטיבי להפקת האירוע, עם זאת, קבלו טיפ: התייעצו עם המוזמנים שלכם. תנו להם להביע את דעתם והבינו מהו המקום המועדף עליהם לאירוע משותף. כמובן שהתשובות תהיינה מגוונות אולם עם זאת, תוכלו ללמוד את הלך הרוח הכללי. בכל מקרה של ספק תוכלו לשלב בין אולם אירועים סגור לחצר/מרפסת פתוחה על מנת למקסם את יכולות המקום ולאפשר לכל אורח ליהנות מלוקיישן לפי העדפותיו.
- ערכו טבלת אקסל של המוזמנים לאירוע
הקפידו לייצר רשימה מסודרת של מוזמנים: בלי 'בערך', בלי 'פחות או יותר': בדיוק. רשימה כזו תאפשר לכם לשלוח הזמנה אישית לכל משתתף, לאמוד את מספר המנות ולוודא כי לכל מוזמן יש מקום ישיבה הולם. בקשו מהמוזמנים לאשר השתתפות, בפעולה כזו אתם מקבלים אינדיקציה ברורה יותר לגבי מסר ואופי המשתתפים באירוע – שני נתונים חשובים ביותר כדי לתכנן אירוע מוצלח בהתאמה אישית.
- שלבו אטרקציות כחלק אינטגרלי מאירוע מוצלח
ממליצים לכם לא לוותר על זה: בין אם אתם חוגגים יום גיבוש לעובדי החברה ובין אם אתם מארגנים מסיבת בת מצווה: הקפידו לשלב פעילות אטרקטיבית מלאת צבע ועניין. נסו לחשוב מחוץ לקופסה ובחרו באטרקציות בהתאמה לגיל המשתתפים. אתר כיפלנד – אטרקציות לאירועים מפגיש אתכם עם מגוון אטרקציות לבת מצווה, לבר מצווה, לאירועי חברה ולמסיבות יום הולדת. תוכלו לבחור בין מתנפחים בכל וריאציה לילדים ולצעירים, שולחנות משחק, עמדות מולטימדיה ועוד מגוון חוויות רב חושיות לכל המשפחה.
- השקיעו בתפריט קולינרי עשיר
על מנת לקלוע לטעמם של כמה שיותר מוזמנים לאירוע, חשוב להציע עושר קולינרי רב ככל הניתן. כמובן שחשוב שהכמות לא תבוא על חשבון האיכות, הקפידו להזמין שירותי קייטרינג ברמה גבוהה לפי המלצות וחוות דעת או התנסות חיובית בעבר. המלצה שלנו: חולמים על חגיגת אוכל בסגנון חדש? בחרו בדוכני מזון: הטרנד שכבש את שוק האירועים. עמדות טריות של הכנת מזון במקום על ידי צוות מקצועי – זה כל הטעם.
במקביל ליצירה קולינרית טרייה ומגרה, הסועדים נהנים לצפות בתהליך ההכנה ולבחור את המנה המועדפת עליהם מבין שלל דוכני המזון. להלן דוגמאות לדוכני מזון אופציונאליים:
- דוכן שניצלונים קריספיים
- דוכן שווארמה
- דוכן פלאפל
- דוכן צ'יפס
- דוכן סביח
- דוכן המבורגר
ובגרסה החלבית:
- דוכן פיצה
- דוכן גלידות
- דוכן וופל בלגי
- דוכן פוקאצ'ות
- ועוד
באמצעות דוכני מזון מושקעים תוכלו להביא לאירוע מזון ממטבחים בכל העולם ולמקסם את החוויה הקולינרית עבור כל אחד מהסועדים.
- עיצוב ומיתוג – נדבך עיקרי במבנה האירוע שלכם
פסקה זו ייעודית בעיקר עבור מפיקי אירוע חברה: כדי שהאירוע יענה על מטרות נוספות מלבד גיבוש צוות עובדים, חשוב למתג אותו בצורה משולמת: לעצב את המקום בצבעי הלוגו, לתלות שילוט ממותג, לחלק מזכרות ממותגות ובאופן כללי: שכל עובד יוכל לנשום באוויר את הזהות והמסרים של החברה. זו הזדמנות לחזק את זהות הארגון בתודעת המשתתפים וליצור תחושת שייכות. אגב, מיתוג נכון הוא מרכיב חיוני ממש כאשר מדובר באירוע קד"מ.
- תנו למקצוענים לעשות את מה שהם יודעים הכי טוב לעשות
מותר לכם לא לדעת הכל. בדיוק בשביל זה אנשים למדו, השקיעו, התנסו והם כאן כדי לחלוק אתכם ידע ומיומנויות. התייעצו עם אנשי מקצוע בתחום העיצוב, הפעילויות, המיתוג והקולינריה ובחרו באופציות הטובות ביותר באמצעות אפיון של חווית האירוע הרצויה. האצילו סמכויות ככל האפשר והותירו בידכם את המשימות שאף אחד אחר לא יוכל לבצע, כך תייעלו את תהליך הארגון של האירוע ולא תתמוטטו מריבוי מטלות.
- התחשבו במסגרת התקציב אבל השאירו אותה גמישה
מפיק אירוע טוב הוא כזה שמסוגל לחולל נפלאות גם בתקציב מהודק. חשוב מאוד להגביל את מסגרת התקציב מראש ולחלק את עוגת ההשקעה באירוע לפרוסות הגיוניות. עם זאת, יש לגלות גמישות במקרה הצורך ולהפעיל שיקול דעת בנוגע לשינויים תקציבים במהלך ההכנות לאירוע. בקיצור: מומלץ להיות מחושבים אך לא "להיתקע על השקל".
- הקפידו על עבודה עם חוזים מסודרים
בתהליך הפקת אירוע אתם תעבדו עם ספקים מסוגים שונים בהזמנת אולם, תזמורת, אטרקציות, פתרונות ישיבה, תאורה, הגברה ועוד. חשוב מאוד להקפיד על עריכת חוזה עם כל אחד מהספקים ובו סיכום מדויק לגבי אופי השירות, עלות השירות וכן תאריך, שעת אספקה ושירותים נילווים. במקרה כזה אף ספק לא יוכל לטעון כי "לא ידע" או שקבע מחיר שונה, החוזה יגן עליכם מפני אי הבנות ויעגן את ההזמנה במסמך רשמי.
- אל תשכחו ליהנות מתהליך ההפקה
שימו לב, הפקת אירוע היא בהחלט חוויה חד פעמים או לפחות לא תדירה. חשוב ללמוד ליהנות מהתהליך, לספור הצלחות קטנות בדרך לאירוע הגדול ולזכור לטפוח לעצמכם על השכם עם כל שלב. כך תוכלו ליהנות גם מהדרך ולא רק בהצבת הדגל בנקודת השיא של המסע.
כיפלנד אטרקציות לאירועים – הכתובת שלכם לקראת אירוע
כיפלנד – אטרקציות לאירועים הינה חברה מובילה באספקה של פתרונות מיזוג, ציוד וכמובן אטרקציות מפתיעות לאירועים ברמה אחרת. החברה מציעה מחלקה קולינרית עשירה, מחלקת מתנפחים, מחלקה של אטרקציות לבר מצווה, אטרקציות לבת מצווה ועוד. נציגי החברה יעמדו לשירותכם לאורך כל התהליך בייעוץ מקצועי והכוונה למציאת הפתרונות המדויקים עבורכם ליצירת אירוע בהתאמה אישית לסגנון המשתתפים. אירוע עם כיפלנד – רוקדים כל הדרך להפקה הבאה.
