מכירים את זה שאתם נכנסים לאירוע ומרגישים שכל האורחים שייכים לברנז'ה אחת ואתם ככה מבחוץ? תחושת חוסר שייכות היא תחושה שגורמת לרבים להימנע מלבוא לאירועים שונים שרמת הקרבה שלהם אינה ראשונה ממש, או לבוא לאירוע אבל להרגיש בו כמו קרנף בעדר לאמות. תפקידנו כמארחים הוא לעשות הכל על מנת שהאורחים שלנו יחושו שהם רצויים באירוע. איך עושים את זה? הכל במאמר הבא.
תחושת שייכות
תחושת שייכות היא אחד מצרכי האדם הבסיסיים ביותר, כך אנו משתייכים לעם, לעדה, למגדר, למשפחה, למקום עבודה ולחברה מסוימת. לעיתים קורה שבעיתויים מסוימים האדם מגיע לחברה חדשה או לאירוע הכולל מקבץ אנשים לא מוכר ושם תחושת השייכות שלו מאותגרת. תופעה זו עשויה לגרום לחוסר ביטחון ולתחושה בלתי רצויה.
החדשות הטובות הן שאנחנו כמארחים יכולים להשפיע רבות על תחושת השייכות של אורחינו. בפסקות הבאות נדגים איך עושים את זה:
דברו הערכה
אורח שלכם הוזמן, שמר את התאריך, התלבש ונסע עד לאולם האירועים על מנת לכבד אתכם, זו ההזדמנות שלכם להכיר לו טובה וכבר בכניסתו ללחוץ את ידו בחמימות ולהודות לו על שטרח על מנת לשמח אתכם. ההבעה הפשוטה זהו בעל פה עשויה לשבור את הקרח ולתת לאורח הרגשה מצוינת.
השתדלו לא להגזים בדברי השבח בנוסח: "וואו, כל כך טרחת להגיע, לא הייתי מאמין, ממש לא ציפיתי…", דברים אלו עשויים לגרום לשומע להבין כי הזמנתו הייתה אקט רשמי גרידא ונוכחותו במקום מעוררת הפתעה ואף תמיהה.
הקדישו לכל אורח מקום מיוחד עבורו
חשוב מראש לדאוג לפתרונות ישיבה עבור כל אחד מהאורחים. מאוד לא נעים להגיע לגן אירועים ולגלות שכל המושבים תפוסים. במקרה הצורך הזמינו כיסאות נוספים מעל הצורך על מנת שלא יהיה מצב בו אורח נותר ללא מושב.
דאגו לכיסא נוח לכל משתתף כך שיוכל להתמקם בכיף ולהרגיש חלק אינטגרלי מהאירוע.
חשוב מאוד להניח על כל שולחן פתק המפרט מיהם יושבי השולחן, לדוגמא: משפחה צד החתן, משפחה צד הכלה, חברים לעבודה, שכנים ועוד, כך כל אורח יוכל למצוא את מקומו בקלות. הקפידו לדאוג למספר מקומות ישיבה מספק.
אם אתם מעוניינים לבצע זאת על הצד הטוב ביותר ולא נרתעים מלהשקיע זמן, תוכלו לבצע את הרעיון הבא:
הכינו מפה של שולחנות האורחים באולם ושבצו כל אורח במקום מסוים. בצורה כזו תוכלו למקם אורחים המכירם זה את זה אחד ליד השני. פתרון זה אידיאלי עבור אירוע בו מתקבצים אורחים שאינם מכירים רבים מהאורחים האחרים ונוכחות מוכרת על ידם תוכל לספק להם חברה כלבבם.
על כל צלחת חברו למפית באמצעות סיכת משרד את שם המוזמן. בצורה כזו תוכלו לוודא שכל משתתף יחוש בנוח.
הזמינו את האורח בעל פה
נכון שנראה שהתקשורת האנושית עברה לווצאפ ולתכתובות המייל, אבל חשוב להבין שאין כמו הזמנה אישית בשיחת טלפון או פנים אל פנים. את האנשים שיקרים לכם, אנחנו ממליצים להזמין בעל פה כך שיבינו כמה הנוכחות שלהם חשובה לכם.
בחרו בפתרונות ישיבה יצירתיים
פתרונות ישיבה מחוץ לקופסה עשויים לשבור את הקרח באירוע שלכם. כך תוכלו לגבש את המוזמנים לאירוע ולאפשר להם ליצור קשרים חדשים בקלות: בחרו בפתרונות ישיבה מעניינים כמו: מקומות ישיבה קלועים מקש, פופים צבעוניים פינות זולה ופוטונים. מקומות ישיבה אלו שוברים את המעטה הרשמי ויוצרים אווירה קלילה וזורמת יותר מה שמאפשר יצירת קשרים חדשים בקלות רבה.
אגב, עדכנו את האורחים בקונספט של האירוע והדריכו אותם להצטייד מראש בלבוש קליל ונוח.
בחרו בפעילות מגבשת של כלל האורחים
בחרו באטרקציה נחמדה, משחקי קלפים, שולחנות קזינו או אטרקציות נוספות מגבשות שעשויות לחבר בין אורחים מכל הסוגים ללא הבדלי גיל או מעמד. כיפלנד-אטרקציות לאירועים, תשמח להתאים לכם פעילויות גיבוש מושלמות שלא יתנו לאף אורח להיות בצד.
גדולה לגימה שמקרבת לבבות
לאוכל יש כוח מאגי בשחרור אווירה ובקירוב לבבות. תוכלו להזמין דוכני מזון לאירועים משלל סוגים שיאפשרו לאורחים שלכם להיפגש על יד ברים עמוסים בכל טוב, להעמיס צלחות, ובתוך כך לערוך היכרות ולהפשיר את האווירה. בחרו בסוג אוכל שיענה על טעמם של רוב הסועדים והקפידו שהוא יוכן טרי במקום. תוכלו לבחור בקונספט בשרי של המבורגרים ושווארמה או בקונספט חלבי של פיצות, פסטות מוקרמות וקינוחים מתוקים של שוקולד ופירות.
אחרי סעודה הגונה, הלבבות נפתחים ותחושת השייכות מגיעה מאליה בדרך כלל.
הושיבו את האורח עם אורחים נוספים מסוגו
הקפידו למקם כל אורח עם חבר'ה מוכרים או כאלו שיש לו נושאים משותפים אתם על מנת שיוכל בקלות להיטמע בחברת האורחים ולהרגיש שווה בין שווים.
שלבו פעילות יצירתית באירוע
כיום, נפוצות באירועים תוכניות גיבוש בסגנון יצירתי הכוללות דיבייטים (ויכוחים פומביים), יצירת מכונה בשילוב אנשי צוות, הכנת פארק חבלים ועוד פעילויות חברתיות מגבשות על זאת הדרך. במידה והאירוח שלכם נועד על מנת לגבש עובדי חברה, תוכלו להשתמש ברעיונות אלו על מנת לחבר בין צוותים וליצור אינטראקציה חיובית.
כיפלנד – אירוע בהתאמה אישית לכל אורח
הכירו את כיפלנד-אטרקציות לאירועים, החברה המובילה באספקת פתרונות ישיבה לאירועים וכן פעילויות שונות, אטרקציות וציוד נוסף. החברה מתמחה בייעוץ והכוונה לעיצוב אירוע שכל אורח ירגיש בו נוח מגיל צעיר ועד שיבה. תוכלו לבחור במגוון סוגי פתרונות שיבה מתאימים, פעילויות שטח מגוונות, ציוד איכותי ואנשי צוות לתפעול האירוע. מוזמנים להזמין אורחים לאירוע שכולו שייכות, הנאה וכיף.
