אירוע בחוץ הוא הפקה הדורשת תכנון רעיוני ולוגיסטי מחושב על מנת למקסם את סיכויי ההצלחה. אירוע מוצלח לרוב אינו תוצר אינטואיטיבי ש'בא מבטן' או תוצאה של גחמה ספונטנית. למעשה, חשוב מאוד לדאוג לכל פרטי האירוע מראש מתוך חשיבה על כל חלק בפרוטרוט כולל הצללת אירוע חוץ באמצעות השכרת שמשיות או השגת פתרונות ישיבה מושלמים וכן יצירת תבנית עבודה מסודרת בהתאם לתוואי האירוע. במאמר הבא: בניית אסטרטגיה ליישום עקרונות התכנון האופטימלי לאירוע חברה בחוץ שקוצר הצלחה.
מגבשים אסטרטגיית אירוע חוץ: השלבים
הגדרת מטרת האירוע
השלב הראשון בבניית אסטרטגיה מנצחת הוא להגדיר את מטרות האירוע. מה אתם רוצים להשיג? האם אתם רוצים לשפר את שיתוף הפעולה בין העובדים, לחזק את הקשרים או לעודד חדשנות? הבנת המטרה המרכזית העומדת מאחורי אירוע חברה מאפשרת לבצע תכנון אסטרטגי נכון שפוגע במטרה וחותר אליה לאורך כל הדרך.
בשלב הגדרת המטרה נסו לפרק אותה לגורמים ככל האפשר: תחת כותרת המטרה: "גיבוש" – תארו אילו מחלקות בחברה תרצו לגבש, מדוע תרצו לגבש את העובדים ומה רמת החשיבות של השגת מטרת האירוע בהתאם למטרות העל של החברה.
לאחר שהגדרתם את המטרות, תוכלו להתחיל לבנות את האסטרטגיה שלכם. חשוב לוודא שהתכנון אכן תואם במדויק את המטרות על שלל היבטיהן וכן שהוא עולה בקנה אחד עם רצונות וצרכי העובדים השונים.
הגדרת קהל יעד
זהו השלב בו אנחנו נכנסים לעובי הקורה ומנסים להבין היטב את אופי קהל היעד שלנו. לעיתים רבות, בייחוד בחברות גדולות, קיימת חברת עובדים הטרוגנית הכוללת מגוון רחב של עובדים בטווח גילאים רחב, מגדרים שונים והשתייכות למגזרים וסקטורים רבים. חשוב להגיע לכל סוגי העובדים במטרה לבחון את העדפותיהם ביחס לאירועי חוץ בכלל ולהיצע קולינרי ולתוכניות ופעילויות שונות בפרט. בהיכרות קרובה עם העתידים לבוא לאירוע, ניתן להשיג הסתכלות רחבת היקף על אופי המפגש ועל פיה לבנות אסטרטגיה חברתית נכונה בהפקת אירוע חוץ מגבש.
כאן עלינו לשאול את עצמנו וכן להציף מתוך השטח תשובות לשאלות הבאות: מי הם המוזמנים לאירוע? מהם הצרכים שלהם? אילו רצונות פועמים בהם? על אילו עקרונות הם לא מוכנים לוותר? מה מהנה אותם? היכן נעוצה נקודת הכאב שלהם? ככל ש"נחפור" בזהות קהלי היעד באירוע, כך נוכל לספק פתרונות אירוח מותאמים בדיוק רב יותר לשלל המוזמנים. כך יהיו משתתפים שיעדיפו אירוע פנים על פני אירוע חוץ ויהיו אחרים שיעדיפו אירוע חוץ עם שמשיות להשכרה בדגש על אוויר, אווירה ונוף.
חשוב לתת את הדעת לשוני בין המוזמנים השונים. זה לחלוטין לגיטימי כי לעובדים שונים תהיינה העדפות שונות, כאן נכנס התפקיד שלנו כמפיקים: לתמרן בין הדרישות ולהשיג מקסימום שביעות רצון מצד כל המשתתפים (חשוב לציין כי מקסימום שביעות רצון אינה 100%. בכל מצב לא ניתן לגשר בצורה מושלמת על פערים ולהציע אירוע בהתאמה אישית לכל מוזמן. עם זאת ניתן לעשות את מיטב המאמצים לענות על רוב הדרישות והצרכים).
בחירת פעילות לאירוע חוץ מגבש עבור עובדי חברות וארגונים
לאחר שהגדרתם את המטרות והקהל היעד, אתם יכולים להתחיל לבחור את הפעילות. ישנם מגוון רחב של פעילויות שניתן לעשות באירועים חוץ, כגון:
- משחקים קבוצתיים – ניתן לשכור מתנפחים, שולחנות משחק, עמדות מולטימדיה ומשחקים שונים נוספים או לבחור בהנחיה מודרכת של משחק קבוצתי בסגנון ODT המסמל יציאה מהקופסה ומאפשר גיבוש צוותים בצורה אופטימלית.
משחקים קבוצתיים ידועים בסגולת הגיבוש אותה הם נושאים בחובם, הם משחררים, מובילים לשיח ולפתרון בעיות בצורה משותפת ומפרים חשיבה יצירתית. זו הסיבה שרבים מאירועי החברה משלבים משחקי חברה אתגריים כחלק מהתוכנית הקבועה. בכיפלנד אטרקציות לאירועים ניתן לדוגמה לשכור משחק מולטימדיה המשלב מספר שחקנים בו זמנית בפעילות מצחיקה ומאווררת. המתאימה לכל סוגי העובדים: כאן תתפלאו לראות גם את העובדים המבוגרים והרציניים ביותר נהנים לפשוט את מדי השרד וללבוש מעטה ספונטני ומשוחרר יותר….
- טיולים – טיולים בחברת הקולגות לעבודה יכולים ללמד הרבה על אלו הנמצאים במחיצתנו שעות ארוכות. לא דומה אדם הישוב במשרד סגור, למי שפוגש את הטבע והוא לבוש בנעלי ספורט וכובע מצחייה גדול.
בטיול, מחסומי היררכיה נפרצים, הקשרים מתהדקים ונוצרות אפשרויות והזדמנויות חדשות לקידום רעיונות בעבודה בראש פתוח ובחשיבה יצירתית. מומלץ לבנות טיול המשלב חלקים מסוגים שונים לרבות: אטרקציות, חדרי בריחה, סיורים מודרכים, ארוחה במסעדה וביקור באתרים הקשורים בנושאי העבודה. טיול כזה עשוי לענות על מרבית הההעדפות של עובדי החברה, כך כל אחד מהעובדים מוצא חלק המתאים לו מבחינה העדפה אישית.
- סדנאות – בשוק הפעילויות לאירועי חברה, ניתן למצוא מגוון סוגי סדנאות מגבשות. רוצים רעיונות? סדנת תיפוף, סדנת העצמה, סדנת ג'אגלינג, סדנת עיצוב בקרמיקה, סדנת ניהול, סדנת פיתוח קבוצתי, סדנת דיבור בפני קהל ועוד. החכמה כאן היא למצוא סדנה בנושא מרתק שתתקשר לעבודה רק באופן עקיף ותפגיש את העובדים עם יכולות וכישורים שונים וכן רכישת מיומנויות נוספות. מומלץ לבחור בסדנה המשלבת הווי, צחוק וחוויה. שימו לב כי בסדנאות קלילות מומלץ לשלב פתרונות ישיבה נוחים כמו פופים שייצרו מקומות ישיבה מפנקים ומגבשים במיוחד ויאפשרו פתיחות רבה בין המשתתפים.
- הרצאות – הרצאה מרתקת היא כמעט תמיד האופציה המנצחת. כאנשים, יש בנו צמא בלתי נלאה ללמידה. הקפידו על בחירת מרצה מהשורה הראשונה ואף פאנל מרצים מובחרים, בחרו בנושא מעורר עניין שמנגד, אינו פוגע בערכים של אף משתתף. דאגו לכיבוד קל לאורך ההרצאה ואפשרו זמן חופשי לשאילת שאלות על ידי קהל העובדים. הרצאה טובה באמת מהווה הזדמנות לפיתוח עובדים בצורה משחררת ומלאת עניין.
בחירת לוקיישן
הלוקיישן של האירוע חשוב לא פחות מהפעילות עצמה. הוא צריך להיות מקום שיענה על הצרכים של הפעילות ויהיה נוח ונעים עבור המשתתפים. שימו לב כי השכרת שמשיות חיונית לביצוע אירוע בחוץ למניעת קרינת שמש והסתנוורות של הנוכחים.
תקציבאות בתכנון אירוע חוץ
חשוב לתכנן את התקציב של האירוע מראש. אירועי חוץ יכולים להיות יקרים, לכן חשוב לקחת בחשבון את עלויות הפעילות, הלוקיישן, האוכל והשתייה וההסעות. ניתן לבצע הזמנה מרוכזת של אטרקציות וציוד אירועים כולל שמשיות להשכרה כעסקת חבילה במחיר משתלם ובכך להוזיל עלויות. בנוסף, חשוב לחלק את התקציב בצורה מושכלת בצורה שיספק את כל צרכי האירוע ברווח ויותיר מרחב גמיש לשינויים של הרגע האחרון.
ניהול האירוע
יום לפני האירוע, חשוב לבדוק את כל הפרטים ולערוך חזרה כללית. ביום האירוע, חשוב להיות נוכחים ולפקח על הדברים כדי שהכל יתנהל בצורה חלקה. חשוב להבין כי בניית אסטרטגיית אירוע נכונה ותכנון כל פרטי האירוע אינם פוטרים אתכם מפיקוח הדוק בזמן האירוע כך ש"ידפוק" היטב. בהתאם לכל שינוי בזמן האירוע יש להצטייד באורך רוח ובתושייה, זכרו כי קיימים פתרונות טובים לכל תקלה ובהתנהלות רגועה ניתן להתגבר גם על כשלים משמעותיים במהלך האירוע.
מתגבשים עם כיפלנד אטרקציות לאירועים
אירועי חוץ יכולים להיות דרך מצוינת לחבר את העובדים, לשפר את המוטיבציה והפרודוקטיביות וגם לבנות חברה חזקה יותר. עם זאת, כדי שהאירוע יהיה מוצלח, חשוב לבנות אסטרטגיה מנצחת. על ידי בחירת הפעילות, הלוקיישן, התקציב והשיווק הנכונים, אתם יכולים להבטיח שהאירוע יהיה חוויה בלתי נשכחת עבור העובדים שלכם. היכנסו עכשיו לאתר של כיפלנד -אטרקציות לאירועים וצרו קשר לקבלת ייעוץ לתכנון אירוע מושלם מא' ועד ת'. כי אירוע מושלם מתחיל בכיפלנד.
