הפקת אירוע בשטח משמעותו התכתבות עם האקלים ועם הסביבה. לזכות מי שמפיק אירוע בשטח עומדים יתרונות בלתי מבוטלים – אך גם מספר אתגרים שיש לצלוח. תכנון נכון והיערכות טובה יאפשרו לכם להפיק אירוע מוצלח, מרגש ויוצא דופן, שלא יסבול מבעיות טכניות, אלא יספק חוויה איכותית לקהל המוזמנים.
להתחשב באקלים
בראש ובראשונה יש להתחשב באקלים השורר באותה עונה. מראש כדאי להפיק אירוע בשטח בזמן עונות המעבר, ולא במהלך החורף. גם הקיץ הוא זמן רלוונטי, אך פחות במהלך התקופות החמות יותר, ואם כן – אז בשעות אחר הצהריים והערב. בכל אופן יש להתחשב ברוחות ובכיוונן, בטמפרטורה ובשאר תנאי האקלים. כדאי להיעזר במידת הצורך בעזרים כגון פטריות חימום, תנורים, מאווררים או מצננים להשכרה למען יצירת תנאים נעימים ונוחים.
להתאים את העיצוב לסביבה
הפקה ותכנון אירוע בשטח בצורה נכונה דורשת עיצוב נכון, מומלץ לעצב את האירוע בהתאם לסביבה בה הוא נערך – בסביבה ירוקה, ליד הים, במדבר – וכו'. כשאנו אומרים עיצוב, אנו מתכוונים לכל האלמנטים והפרטים הרבים שמהווים חלק ממנו ומהקונספט של האירוע כולו, החל מסידור השולחנות, בחירת הצבעים, שימוש בצמחייה ובריהוט – ועוד.
אספקת חשמל
אירוע שנערך בשטח מצריך שימוש בגנראטורים שיספקו חשמל לשלל המכשירים שבהם תעשו שימוש, לרבות אמצעי תאורה והגברה. בעיה באספקת החשמל עלולה להפריע להתנהלות האירוע וחשוב להיערך לכך בהתאם.
פתרונות תאורה
וודאי שיש להשתמש בתאורה מתאימה כאשר אתם עורכים אירוע בשעות שבהן השמש מתרכזת בצד השני של כדור הארץ. לשם כך ניתן להשתמש בין היתר בפרוז'קטורים ובגרילנדות שיכניסו אור ויגרשו את החושך.
בחירת האוכל והגשתו
קיימים מספר דרכים להגיש אוכל באירועים שנערכים בשטח. דרך מעולה לעשות זאת היא להשתמש בדוכני מזון שנפרסים ברחבה מסוימת או במספר מיקומים שונים באירוע. דוכני המזון הינם ניידים וקל לשנע ולמקם אותם היכן שצריך. ניתן וכדאי לגוון בין הדוכנים השונים וליצור מבחר עשיר עבור המוזמנים. הם משתלבים מצוין עם האווירה הקלילה והבריזה הנעימה של אירוע שנערך בשטח.
