איך להאציל סמכויות בתחום השכרת ציוד לאירועים? 6 טיפים אפקטיביים

הפקת אירועים היא תחום גדול העוסק במגוון פרטים: החל מבניית אסטרטגיה מדויקת לאירוע מוצלח ועד ליישומה בפועל והסקת מסקנות לאחר האירוע. מפיקי אירועים רבים נדרשים להאציל סמכויות בדרך להפקת אירוע זאת במטרה לייעל תהליכים בארגון ולאפשר להם לעסוק בליבת העשייה המרכזית הקשורה באירוע. 

לעיתים רבות, העברת העול בתחום השכרת ציוד לאירועים לכתפיים אחרות, מפנה זמן ומשאבים לעסוק בדברים שדורשים את מקצועיות איש ההפקה. אולם, לא תמיד זה קל לשחרר. אז איך מאצילים סמכויות בתחום השכרת ציוד ולא מסתכנים בכישלון האירוע? להלן 6 דגשים חשובים ויעילים לכל מפיק אירועים. לגזור ולשמור.

 

טיפים להאצלת סמכויות מקצועית בתחום השכרת ציוד לאירועים

• הגדירו במדויק תחום אחריות ותפקיד

בהנחה כי האנשים עליהם תטילו את משימת השכרת הציוד לאירוע אינם בעלי חוש נבואי, חשוב שהם יבינו במדויק מה כולל התפקיד שלהם. כאן חשוב לבצע עימם שיחת תיאם ציפיות רשמית ולסכם בכתב את מסקנות הפגישה. הסכם ברור ומדויק ימנע כישלונות מצערים שמקורם באי הבנה וקצר בתקשורת. עם הנחיות מדויקות אנשי הביצוע יבינו היטב מה מצופה מהם וככל הנראה הם יעשו זאת על הצד הטוב ביותר.

 

• הדריכו את הצוות וספקו להם מידע רלוונטי

השכרת ציוד לאירועים כוללת פעמים רבות התעסקות עם מכשור רגיש וחפצים שבירים. אם אתם מעוניינים שאספקת הציוד תיעשה ללא תקלות מיוחדות, חשוב שתנחו את האחראים על שכירות הציוד בנוגע להובלת הציוד, הקמתו ופירוקו. נוסף על הנחיות טכניות חשוב שתדריכו את חברי הצוות האמונים על המלאכה לגבי שירות לקוחות וקשר עם ספקים באופן אמין ומקצועי המייצג את העסק בצורה נאותה. הבינו, בעיות רבות יכולות להיפתר באמצעות הסבר מקדים והבהרת נהלים חשובים, פעמים רבות, פעילות צוותות מצוינת היא תוצר של הכוונה.

 

• צרו ערוצי תקשורת יעילים

כדי שביצוע המשימה יהיה נכון, מתוזמן ויעיל יש לקבוע מערכת תקשורת ברורה כך שהמידע יזרום ב

צורה חלקה בין חברי הקבוצה עצמם בצורה רוחבית ובין מנהל הפרויקט לחברי הצוות בצורה אנכית. יצירת ערוצי תקשורת נכונים תמנע בעיות ותוביל לסינכרון נתונים ולהתמודדות יעילה עם שאלות ובלת"מים. מפיקים אירוע? שימו לב להיות זמינים כדי לתת מענה יעיל בזמן אמת לעובדים שלכם.

 

• הקפידו על לוח זמנים ידוע מראש המתעדכן אונליין

צוות הפעילות האמון על השכרת ציוד לאירוע חייב להיות מעודכן בפרטי האירוע כולל מיקום ושעת אספקה מדויקת. שימו לב לעדכן את הצוות על כל שינוי בזמנים על מנת שהציוד יסופק בזמן הנכון.

אם מדובר באוכל או במוצרים הדורשים היערכות מראש, כל שינוי בלו"ז דורש עדכון של כל מערך האספקה – החל מהספק, האחראי על שירות ההובלה והאחראי על פירוק הציוד במקום האירוע.

 

• עודדו נטילת יוזמה ופתרון בעיות עצמאי

הטיפ הזה נכון עבור מנהלי הפקות שמכירים את הצוות עמו הם עובדים ויודעים כי ניתן לסמוך עליהם. במצב זה חשוב מאוד לעודד את העובדים למציאת פתרונות יצירתיים למגוון סוגי בעיות. ככל שהעובדים יתמודדו בעצמם עם בעיות בלתי צפויות במערך האיתור, ההזמנה והאספקה של ציוד לאירוע כך מעליכם כמפיקים ירד עול גדול מה שיותיר לכם את מירב הפניות לקדם תהליכים חשובים יותר בארגון האירוע.

 

• הקפידו על משוב איכותי, ממוקד ובונה לצוות

חלק אינטגרלי מהאצלת סמכויות כולל משוב לאחר כל שלב במשימה בהתאם לסוג המשימה. בהשכרת ציוד לאירועים חשוב לפדבק את האחראים לאחר האירוע: לתת משוב חיובי על ניהול איכותי של המשימה ולספק מסקנות לגבי טיוב המשימה בעתיד. שימו לב כי יש לשים דגש על מתן מילים טובות לאורך כל הדרך על מנת לשפר מוטיבציה ולהגביר פרודוקטיביות ונטילת אחריות במשך התהליך.

 

• תנו פרספקטיבה רחבה וערך לפעולה

אנשי צוות אוהבים לבצע פעילויות בעלות משמעות. כשתפרטו על מטרת הציוד ועל השפעתו על האירוע כולו תשיגו 2 יתרונות:

1.  חברי הצוות יהיו חדורי מטרה מה שיספק מנוע לפעולה יעילה ומהירה יותר.
2. ביצוע הכרת בציוד ייעשה בצורה מדויקת יותר מתוך הבנה של התמונה הכולל ולא התמקדות צרה במשימה הספציפית.

 

• הכינו תוכנית מגירה

למרות הציפייה הטבעית שהכל ילך כשורה בהתאם לטיפים אותם מנינו לעיל, מפיקי אירועים חייבים להיות ערוכים לכל תרחיש. בהאצלת סמכות בתחום השכרת ציוד לאירוע, חשוב לייצר תוכנית חלופית במקרה בו האספקה או חלקה לא התבצעו כפי הנדרש. כך לדוגמה: אם צבע המוצרים אינו תואם, אם חסרו חלק מהמוצרים שהוזמנו, אם חלק מהמכשור אינו פועל וכדומה. תוכנית חלופית במקרה הצורך תוכל למנוע את כישלון האירוע ולייצר מענה יעיל ומהיר לבעיה שנוצרה.

 

• התאימו את סוג המשימה לאופי של חברי הצוות

חברי הצוות שלכם עשויים מחומרים שונים: יש שבנויים לעבודה אחראית ויש המתאימים לביצוע פעילויות טכניות על הצד הטוב ביותר, יש המתאימים לעיצוב ויש המוצלחים דווקא בשירות לקוחות. את חלוקת הסמכויות יש לבצע בהתאם לאופי של כל עובד על מנת למצות את הכישורים שלהם ולהימנע מתקלות ככל האפשר.

 

• תגמלו את העובדים בסוף התהליך

חשוב שהעובדים שלכם ידעו כי אם יבצעו את העבודה בצורה מקצועית יוכלו להנות מתגמול מפנק. זהו דרייב משמעותי ובוסט מוטיבציה עבור אנשים העוסקים בפעילויות מורכבות יותר, כך שמלבד סיפוק ומילים טובות הם יקבלו בסוף התהליך תוספת בשכר או הטבה משמעותית.

 

• בצעו מעקב אחר התקדמות

כדי למנוע תקלות במהלך הדרך, אין לוותר על מעקב סדיר אחר התקדמות העובדים בהשכרת ציוד לאירועים. יש לייצר נקודות עצירה בכל התהליך ולהנחות את העובדים לדווח על התקדמות בביצוע המשימה.

 

• המליצו על תקשורת עם ספקים אמינים ומקצועיים

אם יש לכם ניסיון או שמעתם המלצות על ספקים אמינים בתחום אספקת ציוד לאירועים, חשוב שתיידעו בכך את הצוות שלכם. כך תמנעו ניסוי וטעיה מיותרים ותבטיחו השכרת ציוד מקצועי, תקין וייעודי לאירוע המתכונן.

 

לסיכום

האצלת סמכויות בתחום השכרת ציוד לאירוע היא אפשרית ובלבד שמפיק האירוע יודע לבצע את חלוקת הסמכות בצורה נכונה הכוללת בין השאר: הגדרת תפקיד ברורה, מעקב אחר התקדמות, מתן משוב איכותי ובניית תוכנית מגירה. מחפשים חברה אמינה לאספקת ציוד לאירועים? חברת כיפלנד-אטרקציות לאירועים משאפשרת לכם להסיר מעליכם עול וליהנות מציוד ברמה הגבוהה ביותר על ידי אנשי צוות מקצועיים בעלי ניסיון רב בתחום. קדימה, מזמינים ציוד מקצועי לאירועים בכיפלנד ונהנים משירות, מחיר ומקצועיות ללא תחרות וראש שקט כל הדרך לאירוע.